Na een lange periode thuis gezeten te hebben is het nieuwe schooljaar eindelijk weer van start gegaan, evenals de naschoolse activiteiten. Maar, vaak is de start van een nieuw schooljaar een overweldigende periode, want het zijn activiteiten, taken die bovenop onze huidige planning komen. Waardoor we de stress bij onszelf voelen oplopen. Een to-do lijst helpt je dan om terug controle hierover te krijgen. Juist?
Maar wat gebeurt er als zelfs jouw to-do lijst jou stress geeft?
I know, er komt veel op ons af op een dag.
Het start al met de kinderen op tijd aangekleed en gevoed naar school te krijgen, terug een routine te creëren voor hen en voor jou, deadlines op het werk, de kinderen rond voeren en ophalen van hun activiteiten, mee helpen met het huiswerk, een overflow aan taken zoals koken, poetsen, strijken, … En daarnaast willen we onszelf nog ontplooien, ontspannen, wat ME-time inplannen.
We willen alles geregeld krijgen, we willen af van dat overweldigend gevoel.
En een to-do lijst is één van de gemakkelijkste manieren om ons te organiseren, punt.
Maar als jouw to-do lijst langer en langer wordt, is het niet de beste manier om van je stress af te geraken.
Ok, her en der schrap je er wel iets van af, maar toch heb je niet het gevoel dat er ooit een einde aan komt.
Got ya! Maar waarom krijg ik nu stress van mijn to-do lijst?
@ random
Als je jouw to-do lijst opmaakt, schrijf je jouw taken ad random op je lijstje.
Ziet er ongeveer zo uit: wasmand naar beneden brengen, verf bestellen voor te schilderen, gitaarles vastleggen voor woensdag, verzekering opbellen voor correctie factuur, marketingcampagne opzetten, kat ontwormen, kinderen ophalen van de karate, …
Er komt niet echt een volgorde bij te pas. Je schrijft op wat er opkomt in je hoofd. Er is niet echt een prioriteit aan verbonden.
Zelf al weet je heel goed welke taak voor jou prioritair is, ons brein is zo getraind om wat bovenaan de lijst staat als prioritair te aanschouwen.
Je begint altijd van boven naar beneden.
Te groot
Grote projecten vervat je in één regel op je to-do lijst, neem nu bijvoorbeeld de badkamer schilderen.
Eigenlijk klopt dit niet, want je hebt heel wat meer te doen dan het schilderen op zich. Je dient nog op te meten, verf en andere materialen te kopen, inplannen wanneer je het gaat doen,… Dat ene lijntje van “de badkamer schilderen” op jouw to-do lijst, vervat zoveel meer dan bijvoorbeeld de kat ontwormen 😉
Dit is iets dat je in een paar minuten doet.
A never ending story
Lijstjes maken, er komt maar geen einde aan. Eenmaal we een lijstje hebben, zijn we geneigd van er maar meer en meer op te zetten.
Uiteindelijk staat er soms meer op onze to-do lijst dan we eigenlijk kunnen uitvoeren. Het gevolg is dat er steeds meer taken op de volgende lijst komen te staan, en vervolgens op de volgende lijst, enzovoort.
We voelen ons dan schuldig, incapabel, de spanning stijgt, we voelen ons gejaagd omdat we het maar niet rond krijgen, wat uiteindelijk tot meer stress leidt.
Wat kan ik wel doen?
1. Brain dump
Misschien is het Zeigarnik-effect jou wel gekend? Daarin stelt men dat door slechts een paar minuten over een onderwerp na te denken, we een ‘bestand’ in ons brein aanmaken en dat ‘open’ blijft staan zolang het niet door ons is afgehandeld.
Deze manier van denken is zeer behulpzaam wanneer je een oplossing voor een probleem zoekt. Jouw brein blijft dan draaien op de achtergrond tot het een oplossing gevonden heeft.
De mindere zijde hieraan, is dat deze ‘open bestanden’ heel wat aandacht en energie vragen, wat uiteindelijk een impact heeft op je denkvermogen.
Een manier om hier mee om te gaan, is om je hoofd wat leger te maken door middel van een ‘brain dump’.
Schrijf alles op wat er maar in je opkomt in één notitieboekje of één app desnoods zoals bijvoorbeeld “To do” (heette vroeger Wunderlist), en maak zo je hoofd leeg. Zie het als een grote verzamelbak.
Je weet dat alles op één plaats ligt en als je het nodig hebt, dan hoef je enkel naar die ene plaats te gaan om het te zoeken. Op deze manier hoeft je hoofd zich niet bezig te houden met futiliteiten, maar geef je het meer ruimte om over andere belangrijkere dingen na te denken.
Voetnoot: neem af en toe jouw ‘brain dump verzamelbak’ wel onder de loep en schrap wat niet meer relevant is. Anders heeft het geen nut.
2. Focus for today
Haal jouw lijst erbij en evalueer ze:
- Wat is er dringend en dient vandaag afgewerkt te worden?
- Moet alles wat erop staat vandaag nog gedaan worden?
- Of kunnen deze later in de week ingepland worden? Of kan je ze uitbesteden?
- Dient het überhaupt nog gedaan te worden?
- Verdeel de grotere taken in kleinere deeltaken. Zo krijgen ze het juiste gewicht in jouw dag of weekplanning en voelen ze behapbaarder.
- Prioritiseer desnoods jouw taken door ze te nummeren. Zo vermijd je dat jouw hoofd automatisch naar de bovenste to-do gaat i.p.v die taak die vandaag dient te gebeuren.
3. It’s like 1-3-5
Schrijf nu een nieuwe lijst met die taken die voor vandaag zijn en hou rekening met de volgende 1-3-5 regel.
Noteer slechts:
- één grote taak,
- drie middelgrote taken,
- en vijf kleine taken
Maakt niet uit of je op papier werkt, met post-its of met een digitaal platform zoals bijvoorbeeld “To do” (vroegere Wunderlist), maar focus jou enkel op deze taken.
Vink/schrap de taken wanneer je ze hebt afgerond. De taken die je dan op het einde van de dag niet hebt gedaan, plan je opnieuw in.
Merk je toch dat er steeds een taak is die je blijft overbrengen naar de volgende dag, vraag je dan af hoe prioritair deze is, of je deze niet uitstelt om andere diepgaandere redenen en of ze wel nog dient uitgevoerd te worden. Weet je niet hoe met die taak aan de slag te gaan, dan kan je deze nog steeds uitbesteden of delegeren aan iemand anders.
Goh, toch niet zo evident hoor?!
Merk je bij jezelf dat je die drukte toch wat minder de baas kan, dat het nog steeds overweldigend aanvoelt, dan is de Happy Mind Guide er om jou hierin te begeleiden.
Als coach help ik jou meer inzicht te krijgen in jezelf, we kijken waar het blokkeert en hoe het aan te pakken zodat je er een positieve draai aan kan geven. Met als resultaat dat je jouw leven onder controle krijgt met meer energie, minder stress en een happy mind 😉
Meld je hier aan voor een gratis kennismakingsgesprek:
